Die ausgeschriebene Stelle konzentriert sich schwerpunktmäßig auf das Exzellenzcluster 3D Matter Made to Order (3DMM2O), das 2019 im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes am KIT und der Universität Heidelberg gegründet wurde sowie auf die Hector Fellow Academy (HFA). Als Mitarbeiter/in sehen wir Ihre Aufgabenschwerpunkte in der Unterstützung aller organisatorischen und verwaltungstechnischen Prozesse des Exzellenzcluster- und HFA- Office.

Dazu gehören:
• Unterstützung aller administrativer Tätigkeiten, z.B. Erstellung von Präsentationen und Berichten, allgemeiner Schriftverkehr, organisatorische Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten, Pflege der Webseite, Durchführung von Recherchen
• Unterstützung bei der Auswahl und Betreuung von Nachwuchswissenschaftler/innen: Bewerberkommunikation, Vorbewertungen, Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen, Stammdatenpflege
• Vorbereitung von (Gremien-)Sitzungen: Aufbereitung von Unterlagen, Protokollierung
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von (Online)-Veranstaltungen für Wissenschaftler/innen (z.B. Symposien, Retreats, Seminare): Recherche geeigneter Locations und Dienstleister, Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (u.a. Begleitung vor Ort, statistische Auswertungen, Zertifikate)

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/-kommunikation, Fremdsprachensekretär/in, Tourismuskauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann, Personalkauffrau/-mann)
• Erste berufliche Erfahrung in den oben genannten Bereichen sowie internationale Erfahrungen sind wünschenswert
• Erste Kenntnisse in SAP-SRM wünschenswert
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln, hohe Service- und Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt
• Interesse an der Mitarbeit in einem internationalen, universitären Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und CRM Systemen
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• Teamplayer Fähigkeiten